Årsakene til å bytte regnskapsprogram kan være mange. Kanskje du er i ferd med å vokse deg ut av systemet du bruker i dag, bruker unødvendig tid på å punche ting flere ganger eller er lei av å ringe regnskapsføreren din for å få oppdateringer.
Statsautorisert regnskapsfører, Solveig Bjelke i Tripletex, deler sine fem tips til hva du bør tenke på når du skal bytte regnskapsprogram.
1. Velg et system som effektiviserer hverdagen
Når du først har bestemt deg for å bytte system bør du velge et som passer bedriften din og som er brukervennlig nok til at du selv kan bruke det. Dette ville Bjelke sett etter:
- Automatisering. Dersom systemet kan automatisere store deler av regnskapet får du frigjort mye tid, og det forenkler arbeidsdagen din.
- Integrasjoner. Lar deg koble til andre systemer du bruker, som for eksempel kassesystemet eller nettbutikken. Da kan informasjonen overføres til regnskapet ditt uten at du må punche ting enda en gang og sparer deg for mye dobbeltarbeid.
- Fleksibilitet. Over tid kan det hende behovene til bedriften din endrer seg, for eksempel ved at den vokser. Da er det fint å vite at alt du trenger allerede finnes i systemet du bruker. Ev at du kan kutte det ut når du ikke lenger trenger det.
- Årsoppgjør. Med et regnskapssystem som har årsoppgjør innebygd kan du levere skattemeldingen direkte til Skatteetaten så enkelt og effektivt som mulig, uten å eksportere eller bytte system underveis. Faktisk viser undersøkelser at de som samler regnskap og faktura i samme system, rapporterer om betydelig høyere tilfredshet enn de som bruker ulike leverandører.
- Samarbeid. Hverdagen blir enklere når du kan samarbeide med regnskapsfører direkte i systemet. Spesielt når du i tillegg har et løpende oppdatert regnskap.
2. Kom i gang
Det er en vanlig misforståelse at du må avslutte og runde av året i det gamle systemet, før du kan ta i bruk nytt regnskapsprogram.
– Det beste er å bare lage seg en konto og komme i gang med vanlige gjøremål. Så havner alt det nye du gjør i nytt system, sier Bjelke.
Så snart kontoen er opprettet kan du begynne å fakturere, koble til banken, aktivere EHF-faktura og håndtere regninger direkte fra regnskapsprogrammet ditt.
Hun legger til regnskapet ikke må være fullstendig avstemt i det gamle systemet før du bytter regnskapsprogram.
– Du kan helt fint avslutte gammel moro etter hvert. I Tripletex kan du helt fint oppdatere inngangsverdiene på et senere tidspunkt.
3. Bruk muligheten til å rydde
Å bytte regnskapsprogram er dermed en god anledning til å gå gjennom hva du faktisk trenger å ta med deg videre, spesielt hvis du har brukt det forrige systemet i flere år.
– La oss si du har en stor kundeliste som er utdatert, i mange tilfeller kan det da lønne seg å heller legge inn kunder på nytt. Den jobben går ganske fort i Tripletex, siden systemet henter oppdatert kontaktinfo direkte fra Brønnøysundregisteret. Men det finnes selvsagt importmuligheter, sier Bjelke.
Selv om du er forpliktet til å oppbevare regnskapsdataen din i fem år, velger du selv hvordan du vil oppbevare den. Du kan ha lesetilgang til gammelt system eller laste ned og lagre dataen på en trygg plass.
4. Få gode rutiner fra start
Utnytt muligheten som systemet gir deg, og kom i gang med gode og effektive rutiner allerede i dag.
I Tripletex kan du for eksempel sette automatiseringsregler på faste fakturaer, som for eksempel månedlige kostnader. Og du kan aktivere automatisk purring og oppfølging av fakturaer, for å få raskere betalt.
– Jeg anbefaler deg å koble til banken din, slik at du kan betale regningene direkte fra Tripletex. Da kan du også få automatisk bankavstemming hver dag.
Dersom du bruker flere systemer, som for eksempel kassesystem eller en nettbutikk, er gode integrasjoner svært effektivt og tidsbesparende.
– Ved å for eksempel koble til kassesystemet ditt, så kommer daglige salg direkte inn i regnskapet. Da slipper du å taste inn tallene manuelt, får bedre oversikt og regnskapet blir hyppigere oppdatert.
5. Samarbeid med regnskapsfører
Gjør du regnskapet selv i dag, men vurderer å bruke regnskapsfører? Eller kanskje du har en regnskapsfører som ikke er så interessert i å modernisere seg?
I Tripletex har vi tilgang på hundrevis av dyktige regnskapsførere i Norge, som står klare til å hjelpe deg.
– Du kan få hjelp med å ta gode strategiske beslutninger, til å holde orden på lover og regler og passe på at regnskapet ditt er korrekt, sier Bjelke.
Og det beste av alt? I Tripletex samarbeider dere direkte i systemet. Du bestemmer hvor mye eller lite du ønsker å gjøre, og gir de nødvendige tilgangene til regnskapsføreren din. Det betyr at selv om du ikke ønsker å gjøre så mye selv, har du likevel full oversikt og kontroll på økonomien. Finn din regnskapsfører her.
Ofte stilte spørsmål om å bytte regnskapsprogram
Et godt tidspunkt er ved årsskiftet, men du trenger ikke vente. Du kan opprette konto og begynne å bruke nytt system umiddelbart — og rydde opp i det gamle i eget tempo.
Nei. Du er pålagt å oppbevare regnskapsdata i fem år, men du velger selv hvordan — for eksempel via lesetilgang til gammelt system eller ved å laste ned og lagre dataen trygt.
Ja. Det er en vanlig misforståelse at du må vente til nyttår. Du kan starte opp i nytt system når som helst og fortsette å avslutte det gamle parallelt.
Se etter automatisering, bankintegrasjon, enkelt samarbeid med regnskapsfører og støtte for årsoppgjør og skattemelding direkte i systemet.
Ja. I Tripletex kan du invitere regnskapsføreren din direkte inn i systemet og styre hvilke tilganger de skal ha.
