Regnskapsbyrået oppdager avvik raskere med Tripletex

Manuell avvikskontroll er en tidkrevende prosess i arbeidsdagen til regnskapsførere og avhenger av hvem som ser og hvor mye tid de har.

– Det ønsket vi å gjøre noe med, sier Martin David Mathisen, Product Manager for regnskapsførerfunksjonalitet i Tripletex.

Han har vært med å bygge en løsning som automatisk varsler reelle avvik i regnskapet. Systemet går gjennom klientens historiske tall, lærer seg hva som er normalt og flagger det som ikke stemmer.

– Du kan få varsel om en mva-kode som ikke stemmer, et beløp som skiller seg ut, en glemt kostnad, et mulig duplikat eller en uvanlig motpart, forklarer Mathisen.

Regnskapsførere påvirker utviklingen

To statsautoriserte regnskapsførere som har testet og tatt i bruk den nye avvikshåndteringen, er Sandra Rian og Kieu Mai i regnskapsbyrået Solregn. Byrået har jobbet med regnskap, lønn og rådgivning for små og mellomstore bedrifter i over 30 år.

Sandra, som også er partner i Solregn, merker at de har hatt reell innflytelse på utviklingen av tjenesten.

Blant annet ble kostnader flagget som manglende før fakturaen kom inn, kun få dager etter månedsskiftet. Da Solregn tok det opp, la Tripletex inn en forsinkelse i varslingen for å unngå falske varslinger.

– Vi har hatt flere møter med utviklerne underveis, der vi har kommet med innspill. Det er faktisk gøy at vi blir sett og hørt, sier Sandra.

Kort etter at de aktiverte avvikshåndtering på 21 av klientene sine merker de effekten.

– Jeg har fått noen aha-opplevelser og sett avvik som jeg kanskje ikke hadde oppdaget uten denne tjenesten, sier Rian.

Kontrollbehovet er fremdeles sterkt

Selv om de oppdager avvik raskere enn før, og kan rette opp enkelte feil direkte fra avvikslisten, går begge fortsatt gjennom hele rapporten manuelt før den sendes til klienten.

– Jeg hadde aldri sendt ut en rapport på et regnskap uten at jeg hadde sett over selv. Men det handler nok mye om vår arbeidsmetode. Vi må omstille oss på hvordan vi kontrollerer regnskapet og tørre å stole på at teknologien sier ifra når noe ikke er normalt, forklarer Rian.

I det daglige bruker hun filtreringsmulighetene til å holde oversikt. Hun sjekker gjerne moms først, så konto og bruker kommentarfunksjonen til å notere hva som er sjekket når et avvik arkiveres.

Selv tror hun løsningen på kort sikt vil bidra mest til å fange opp flere feil, på lengre sikt håper hun at den også vil spare dem for tid.

– Akkurat nå er vi tryggere på at det vi leverer fra oss er enda mer riktig, fordi vi har hjelp til å sjekke avvik, sier hun.

Anbefaler avvikshåndtering til andre byråer

På spørsmål om Solregn vil anbefale avvikshåndtering til andre regnskapsførere, er svaret klart.

– Ja, den fanger jo opp ting man kanskje ikke ser i en hektisk hverdag, avslutter Rian og Mai.

Logg inn og aktiver avvikshåndtering direkte i Tripletex for kun 49 kr/mnd per klient.

Skrevet av Linda Åsvold

Tripletexer siden 2021. Innholdsprodusent og markedsfører som liker å skrive om de fine kundene våre, bruke ord du forstår og få innholdet vårt til å dukke opp når du søker.