Slik oppnår arkitektkontoret høyere inntjening

Vardehaugen Arkitektkontor er en liten bedrift med seks ansatte, der alle er arkitekter. For å bruke mesteparten av sin tid på kjernevirket, har de gode systemer som hjelper dem å holde oversikten over lønnsomheten i bedriften.

– På det meste har vi 25 prosjekter gående samtidig. Vi jobber stort sett med hytter og eneboliger, men har også noen større prosjekter, som hotell på Træna. Prosjektene kan strekke seg over flere år, med mange pauser underveis. Da er det vanskelig å holde blikket på alt, sier arkitekt Magnus Kvalheim. 

Budsjettoversikt på ett tastetrykk

For Vardehaugen Arkitektkontor er budsjettet noe av det viktigste å ha oversikt over. Både for å se om de nærmer seg budsjett tidlig i de ulike prosjektene og for å ha kontroll på hvor mye som er igjen.

Med prosjektmodulen i Tripletex får bedriften kontroll. På hvert enkelt prosjekt legger de inn budsjettene og kan følge med på progresjonen underveis. De får oversikt over timer som er ført, fakturering, legger inn tilbudene som er sendt ut, i tillegg til all kundedata.

Vardehaugen Arkitektkontor har ingen dedikert økonomiansvarlig, og har derfor funnet sin vri for å ha kontroll på økonomien. – Vi har opprettet flere separate kontoer som er øremerket egne formål, som for eks feriepenger og arbeidsgiveravgift, forklarer Magnus.

Derfor var de raskt ute med å teste den nye rapporteringsmodulen i Tripletex. Der ligger flere rapportmaler tilgjengelig, i tillegg til at bedrifter kan skreddersy rapporter etter egne behov. 

– Vi har brukt balanserapporten en god del. På ett tastetrykk får vi en oversikt over skyldige feriepenger, arbeidsgiveravgift og hvor mye som er på de ulike kontoene. Jeg sjekker dette hver måned for å unngå store overraskelser, sier han.

Får inn penger i større grad enn tidligere

– Timeføringsfunksjonen har vært veldig positiv for oss. Den er så tilgjengelig at vi nå fører timer mer regelmessig enn tidligere. Det har gjort at vi har klart å få inn penger i større grad enn hva vi gjorde før. Og det er jo ganske viktig, smiler Magnus. 

Vardehaugen Arkitektkontor jobber stort sett på timebasis, og er derfor avhengig av at alle registrerer tidsbruken. Når ansatte fører timer, knyttes de direkte opp til riktig prosjekt og fakturagrunnlaget oppdateres automatisk. 

– Før vi byttet til Tripletex var det utfordrende å holde oversikt over alle aktive prosjekter, timebruken og de ulike budsjettene. Nå har vi god kontroll på hva vi har fakturert ut, og har full historikk i systemet, forklarer han.

Enkelt å vokse med Tripletex

Etter hvert som arkitektkontoret har vokst og fått flere prosjekter, har de tatt i bruk flere funksjoner i Tripletex. I tillegg jobber de tett med regnskapsfører direkte i systemet, noe som gjør det enkelt å ha kontroll på økonomien.

 – Vi brukt mye ressurser på å finne frem til systemer som gir oss den oversikten vi trenger. Nå har vi fått det, i tillegg til at vi samler all informasjonen på ett sted. Det er jo gull verdt, avslutter Magnus.