Strømlinjeformet administrasjon

På idylliske Skjæløy ytterst i Oslofjorden finner vi Skjæløy båthavn, og lokalene til Rune Kilebu AS. Omgivelsene tilsier at de driver med noe maritimt, men det skal vi oppdage at bare er halve sannheten. 

– Vi har en rekke ulike prosjekter, og båthavna her er bare en del av det, forteller Bente Normann. 

– I tillegg driver vi med utleie av næringslokaler, eiendomsutvikling og investering i andre selskaper, utdyper kollega Grethe Berg Lippert. Sammen håndterer de administrasjonen for de ulike prosjektene og selskapene. 

Mange jern i ilden

– Alle som kommer hit sier at vi har så flott utsikt, men vi får ikke tid til å se så mye ut på båtlivet, sier Grethe og ler. 

– Det er jo gøy å drive med litt forskjellige ting. Vi tar imot bestillinger på opplag og båtplass i ett øyeblikk, og jobber med regnskap og kontorutleie i det neste, forklarer Bente. – Det bidrar jo til å gjøre arbeidsdagen veldig variert, og man blir fort vant til å hoppe fra det ene til det andre, mener hun.

– Det var jo litt skummelt å skulle bytte til et nytt økonomisystem,
men overgangen gikk over all forventning.

Nå om dagen er det imidlertid båthavna som opptar duoen. Med vinteren like rundt hjørnet er det stor pågang fra båteiere som skal ha farkosten sin på land. 

Vind i seilene

– Båthavna har i overkant av 450 plasser på vann, og 300 opplagsplasser på land, forteller Bente. Hun kan fortelle at det er rift om plassene, spesielt for de aller største båtene. 

– Det er mange fra Oslo-området som har båten sin liggende her hos oss, og det blir stadig flere store båter, skyter Grethe inn. Snittfotstørrelsen øker fra år til år.

Les også: Må du ha regnskapsfører?

Det er ikke bare båtene som blir større og bedre. De samme ambisjonene gjelder også for båthavna. Både området og bygningsmassen har blitt betydelig oppgradert de siste årene. Tilbudet har også blitt utvidet med mekaniske tjenester, havnebutikk og serveringstilbud, for å nevne noe. Med stadig større båter må også infrastrukturen oppgraderes for å håndtere fartøyene trygt og effektivt. – Vi har blant annet fått på plass en ny truck, så nå løfter vi båter på 25 tonn og nærmere 60 fot, sier Bente. 

Jobber smartere

Det er ikke bare maskiner og utstyr som oppgraderes. Nå har de også fornyet sin egen måte å jobbe på. Grethe, Bente og kollegaene deres jobber mye på tvers av selskaper og prosjekter, og alle trår til der det trengs. Men systemene og rutinene deres var ikke tilpasset deres situasjon, og de brukte mye tid på manuelle prosesser.

– Vi ønsket oss en mer brukervennlig og fleksibel løsning, som også gjorde det enklere for de andre å involvere seg i administrasjonen, sier Bente. 

De valgte å bytte til økonomisystemet Tripletex. Det gjorde det enklere å jobbe med flere selskaper, samtidig som det er enkelt i bruk slik også de uten særlig regnskapskompetanse kan få gjort jobben sin uten å be om hjelp. 

– Regnskapsoppgavene har blitt enklere med Tripletex ,
vi sparer både tid og frustrasjon.

– Nå kan for eksempel daglig leder i Skjæløy Marineservice lage ordre eller fakturere på egen hånd. Og Rune, daglig leder i Rune Kilebu AS, som er mye på farten, kan attestere og følge med på regnskapet der han er, forklarer Grethe. – Han trenger ikke sjekke posthylla si mer.

Ny hverdag

– Det var jo litt skummelt å skulle bytte til noe nytt og ukjent, innrømmer Grethe, som legger til at overgangen gikk over all forventning.

– Ting er jo ofte ikke så farlig eller vanskelig som man først tror, skyter Bente inn. 

Mange små og store forbedringer har til sammen hatt stor effekt på hvordan det jobbes på marinaen. 

Alt fra en ny og bedre kasseløsning i havnebutikken til mer effektive regnskapsrutiner. Bente forteller hvordan mange av regnskapsoppgavene har blitt enklere med den nye løsningen, blant annet at innleveringen av momsoppgave og a-melding er mye lettere nå enn før. Hun kan også jobbe med regnskap for de ulike selskapene samtidig, rett fra nettleseren, som sparer både tid og frustrasjon.

Les også: Har vokst fra to til 70 ansatte på to år