Vekst uten kontroll? 4 vanlige feil vekstbedrifter gjør

Gjesteinnlegg av Christopher Kaino, Senior rådgiver i VIEW Group

Da dere var få i bedriften, hadde du kanskje oversikt over kundene, kostnadene og leveransene selv. Med flere ansatte, flere prosjekter og nye ledere blir det vanskeligere å holde alt i hodet.

Likevel er økonomioppfølgingen omtrent som før. Regnskapet blir ført, lønnen utbetalt og fristene overholdt. Men spørsmålene du trenger svar på, har endret seg: Hvilke oppdrag tjener dere faktisk penger på? Hvorfor faller marginene når salget øker? Hvilke kunder bør dere prioritere? Hvor mye vekst tåler likviditeten?

God økonomistyring i en vekstbedrift handler om å kunne svare på slike spørsmål mens du fortsatt har tid til å gjøre noe med dem.

1. Dere tar beslutninger før tallene er klare

Ledergruppen diskuterer nye ansettelser og investeringer, men regnskapsrapporten kommer først uken etter. Da risikerer dere å ta beslutninger på et utdatert grunnlag. Kostnader kan ha økt, et prosjekt kan ha blitt mindre lønnsomt, eller faktureringen kan ha stoppet opp uten at noen har fanget det opp.

Slik tar du grep: Avtale hvilke tall ledelsen trenger, hvem som har ansvar for å oppdatere og kontrollere dem, og når de skal være klare. Legg fristen før ledermøtet.

Det krever også rutiner ute i en vekstbedrift. Ansatte må registrere timer, ledere må godkjenne fakturaer, og kostnader må føres riktig. Et godt regnskapssystem gjør informasjonen tilgjengelig, men tallene blir ikke komplette av seg selv.

Skill mellom løpende oversikt og ferdig avstemte månedstall. Alle som bruker rapportene, må vite hvor de oppdaterte tallene er, og hva som eventuelt mangler.

2. Dere følger omsetningen, ikke lønnsomheten

En stor kunde kan gi høy omsetning og mye aktivitet. Samtidig kan kunden kreve ekstra oppfølging, omarbeid og mange timer som aldri blir fakturert. Ser dere bare på totalomsetningen, er dette lett å overse. Bedriften kan vokse ved å selge mer av det den tjener minst på.

Slik tar du grep: Velg noen få nøkkeltall som forklarer lønnsomheten i akkurat deres virksomhet. For et konsulentselskap kan det være faktureringsgrad og margin per prosjekt. For en handelsbedrift kan det være dekningsbidrag per produktgruppe og hvor lenge varene blir liggende på lager.

Sørg for at inntekter og kostnader registreres slik at dere kan følge disse målene, og bli enige om hvordan tallene skal beregnes. Ellers kan salg og økonomi komme i samme ledermøte med ulike svar på hva en lønnsom kunde er.

Dette gir dere et bedre grunnlag for å vurdere priser, kapasitet og hvilke oppdrag dere skal si ja til.

3. Dere planlegger veksten, men ikke likviditeten

Et positivt resultat betyr ikke nødvendigvis at pengene står på konto.

Tenk på en bedrift som vinner en stor kontrakt. Bedriften må ansette, kjøpe inn utstyr og betale leverandører før kunden betaler. Kontrakten kan være lønnsom, men likevel skape en periode med presset likviditet.

Slik tar du grep: Lag et likviditetsbudsjett som følger vekstplanen over forventede inn- og utbetalinger. Ta med lønn, avgifter, investeringer og når dere realistisk forventer å få betalt av kundene.

Oppdater budsjettet når forutsetningene endrer seg. Hva skjer hvis kunden betaler en måned senere? Eller hvis dere ansetter tidligere enn planlagt? Når dere regner på dette på forhånd, får dere tid til å justere betalingsvilkår, flytte en investering eller avklare finansiering.

4. Dere stopper ved rapporten

Rapporten blir sendt ut. Noen leser den. Så går alle videre til neste oppgave.

Selv gode tall har begrenset verdi hvis ingen undersøker avvikene eller følger opp tiltakene. Faller lønnsomheten, må dere finne ut hvorfor. Handler det om pris, tidsbruk, innkjøpskostnader eller hvilke kunder dere selger til?

Slik tar du grep: Sett av tid til å gjennomgå økonomien sammen med noen som kan forklare tallene – økonomisjefen, regnskapsføreren eller en rådgiver. Avtal hva dere skal få hjelp til, utover selve bokføringen.

Avslutt gjennomgangen med konkrete beslutninger: Hva skal endres, hvem har ansvaret, og når følger dere opp effekten?

Har du et lite økonomiteam, kan dere få hjelp til analysene dere ikke rekker selv. Er du daglig leder uten egen økonomiavdeling, kan en fast sparringspartner hjelpe deg å forstå hva tallene betyr for valgene du står foran.

Hvor skal bedriftsledere begynne?

Ta utgangspunkt i en beslutning dere må ta snart. Skal dere ansette, justere prisene eller gå inn i et nytt marked? Finn ut hvilke tall dere trenger for å ta beslutningen, og om dere har dem tilgjengelig i dag.

Økonomiene i VIEW Group kan bistå bedriften deres, dele erfaringer fra andre vekstbedrifter og sette opp en god rapporteringspakke tilpasset ledelsen.

Få hjelp til økonomistyringen

Trenger du hjelp og er nysgjerrig på hvordan VIEW Group kan bistå din bedrift? Se deres økonomistyringspakke til vekstbedrifter og ta kontakt for et uforpliktende tilbud.