Start smart: Guiden for nye selskaper

Det første først

Forhåpentligvis er du allerede godt i gang. Men før du fyller dagene med produksjon, møter og salg, er det noen grunnleggende ting som bør på plass. Dette er kanskje ikke de mest motiverende oppgavene – men de kan spare deg for mye hodebry på sikt.

Få orden på banken

Du bør ikke bruke dine private bankkontoer til selskapet ditt.

For ENK: Det er teknisk sett lov å bruke privatkonto, men det er en oppskrift på kaos. Hvis du blander fredagstaco og firmakostnader, blir regnskapet raskt uoversiktlig og dyrt å rydde opp i. Opprett en egen bedriftskonto med en gang.

For AS: Du har sannsynligvis en konto allerede, men husk å få på plass bankkort og nettbanktilganger så raskt som mulig.

Bankene er underlagt strenge regler for hvitvasking, og ting kan ta mer tid enn du tror. Sett i gang tidlig, slik at alt er klart når fakturaer begynner å komme inn.

Gjør deg kjent med Altinn

Det meste av kommunikasjonen fra det offentlige skjer via Altinn. Viktige meldinger og skjemaer kommer her – ikke til e-posten din eller postkassen hjemme.

Varslingsinnstillinger: Logg inn i Altinn og sjekk at riktig e-postadresse og telefonnummer ligger inne som varslingsadresse for virksomheten. Mange meldinger kommer med viktige frister som du ikke vil gå glipp av. Det offentlige godtar sjelden «jeg visste ikke at jeg hadde fått brev» som unnskyldning.

Roller og tilganger: Skal andre ha tilgang til selskapet ditt? Du tildeler roller (f.eks. Regnskapsmedarbeider) inne i Altinn. Ikke del din personlige BankID med noen – gi dem heller en egen tilgang.

Penger på konto, ikke bare på papiret

Det er lett å se for seg: Salget har gått bra, store fakturaer er sendt ut. Men på kontoen står det null, og om noen dager forfaller momsen.

Dette er, enkelt forklart, forskjellen på resultat og likviditet. Resultatet er det du har tjent på papiret, mens likviditeten er pengene du faktisk kan betale regninger med. Her er tre tiltak som hjelper deg å ha penger på konto når du trenger dem.

1. Ikke vær bank for kundene dine

Når du gir en kunde 30 dagers betalingsfrist, gir du dem i praksis et rentefritt lån. I mellomtiden må du kanskje legge ut for dine egne leverandører, lønn og skatt. Det er dårlig butikk for deg.

Vår anbefaling: Sett fristen til 14 dager der det er mulig. For privatkunder er 10 dager vanlig. Store selskaper vil av og til kreve lengre frist – men ikke si ja på automatikk. Det er lov å forhandle.

2. Ikke utsett faktureringen

Mange har som rutine å samle opp all fakturering på slutten av måneden. Da er det lett å glemme detaljer, timer og småtillegg – og resultatet er at pengene kommer inn senere enn nødvendig.

Etabler gode rutiner fra starten av: Jobben er ikke ferdig før den er fakturert. Bruker du en mobilapp for fakturering, kan du sende faktura idet du går ut døra hos kunden.

3. Det er ikke frekt å purre

Mange kvier seg for å purre. Men husk at du har levert en vare eller tjeneste, og at du har krav på betaling. At du følger opp fakturaene dine viser bare at du driver en seriøs bedrift med gode rutiner.

Tips: La systemet gjøre jobben. I Tripletex kan du sette opp automatiske betalingspåminnelser, purringer og inkassovarsler – eller håndtere det manuelt hvis du vil ha full kontroll på hver faktura.

Ikke rot bort fradragene

Det finnes mange måter å føre regnskap på. Én av dem innebærer å lete etter krøllete papir i hanskerommet dagen før fristen. En annen tar ti sekunder der og da.

Ikke bland kortene

Bruk firmakortet til firmautgifter, og privatkortet til alt annet. Hver gang du drar firmakortet for å kjøpe dagligvarer, lager du krøll i regnskapet. Hver gang du bruker privatkortet til å kjøpe programvare, må du registrere utlegg for å få pengene tilbake.

Ta bilde, kast papiret

Kvitteringspapir har flere spennende egenskaper: Det blekner fort, og kan forsvinne av seg selv.

Rutinen din: Idet du har betalt, tar du opp mobilen, åpner Tripletex-appen og tar bilde av kvitteringen. Da ligger den trygt lagret digitalt med en gang. Du slipper å lure på «hva var dette kjøpet?» om tre måneder – og regnskapsføreren slipper å purre på bilag.

Hva kan du få fradrag for?

Hovedregelen: Mat er som regel en privat kostnad. Du får ikke fradrag for lunsj i hverdagen, selv om du snakker jobb med en kollega.

Representasjon: Du kan få fradrag for enkel servering av kunder eller forretningsforbindelser, men vilkårene er strenge: Det må skje i arbeidstiden, på eller nær arbeidsstedet, og holde seg under maksbeløpet per person. Brennevin er utelukket. Går du over maksbeløpet, mister du hele fradraget – ikke bare det overskytende. Kundemiddag på kvelden? Ikke fradragsberettiget.

Tips: Skriv alltid navnet på den du spiste med direkte på kvitteringen (eller i kommentarfeltet i appen). Da slipper du spørsmål senere.

Ingen drift, samme krav

Du har kanskje opprettet et selskap kun for å investere penger, eller et holdingselskap som skal eie aksjer i et annet selskap. Trenger du egentlig å gjøre noe som helst?

Svaret er ja. Staten bryr seg dessverre ikke om aktivitetsnivået ditt. Fristene og kravene er de samme.

Det finnes ingen pauseknapp

Selv om du har null i omsetning og null bilag, må du levere skattemelding og årsregnskap hvert år. Glemmer du dette, kan selskapet i verste fall bli tvangsoppløst, og du kan få et personlig ansvar for gjelden.

For enkle holdingselskaper er rapporteringen ofte en rask jobb – men den må gjøres.

Aksjonærregisteroppgaven

31. januar er kanskje den viktigste datoen for deg som eier aksjer. Hvert år må du rapportere til Skatteetaten hvem som eier aksjene i selskapet ditt, og hendelser knyttet til aksjene.

Obs: Glemmer du fristen for aksjonærregisteroppgaven 31. januar, begynner dagbøtene å løpe kort tid etterpå. Det er sure penger å betale for en forglemmelse.

Skal du handle på børs? (LEI-nummer)

Hvis selskapet ditt skal handle med børsnoterte verdipapirer (utenfor fond), må du ha et LEI-nummer (Legal Entity Identifier). LEI er en internasjonal ID-kode for selskaper. Du bestiller det enkelt på nett (søk på «bestille LEI-nummer»), og det koster en liten sum i året.

Skatt og mva: Fellene du må unngå

Mange nystartede frykter Skatteetaten. Det trenger du ikke, så lenge du forstår spillereglene. Det viktigste prinsippet er enkelt: Ikke bruk penger du egentlig har samlet inn på vegne av staten.

Momsgrensen: De magiske 50 000 kronene

Når du starter opp, skal du ikke kreve inn merverdiavgift (mva) på fakturaene dine.

Regelen: Du fakturerer uten mva frem til du har solgt mva-pliktige varer eller tjenester for 50 000 kroner i løpet av en 12-måneders periode.

Når du passerer grensen: Du må registrere deg i Merverdiavgiftsregisteret. Når registreringen er godkjent, kan du fakturere med mva. Mange løser overgangen ved å ta forbehold til kunden om at «mva etterfaktureres når registrering foreligger».

Forskuddsskatt (gjelder ENK)

Dette er fellen flest går i med enkeltpersonforetak. Skatten trekkes ikke automatisk. Pengene kommer på kontoen din, og det føles som om du har god råd. Men rundt 30–40 % av det du tjener tilhører Skatteetaten.

Tips: Opprett en egen konto forbeholdt skatt. Hver gang du får betalt fra en kunde, flytter du 30–40 % av beløpet dit. Disse pengene skal du ikke røre. Når regningen for forskuddsskatt kommer fire ganger i året, står pengene klare.

Arbeidsgiveravgift og skattetrekk (gjelder AS)

I et AS er du som eier ofte ansatt i selskapet. Hvis du skal betale ut lønn til deg selv, husk at det koster mer enn bare selve lønna.

Huskeregel: 100 kroner i lønn koster selskapet rundt 125 kroner totalt. I tillegg til lønnen må selskapet sette av penger til arbeidsgiveravgift (ca. 14,1 %) og feriepenger (minst 10,2 %).

Skattetrekk: Skatten du trekker fra lønn skal inn på en egen skattetrekkskonto. Disse pengene er hellige – de skal ikke brukes til andre ting, selv om krisen er stor.

Trenger jeg regnskapsfører?

Systemer som Tripletex har gjort mye av den manuelle jobben automatisk. Betyr det at du ikke trenger regnskapsfører?

Det kommer an på hvor kompleks driften din er:

Holding/passiv: Har du kun et par bilag i året og ingen ansatte? Da klarer mange seg selv, forutsatt at de setter seg inn i hvordan skattemelding og årsregnskap leveres.

Enkel drift: Selger du timer og har få kostnader? Du kan gjøre mye selv, men det kan være smart å la en regnskapsfører se over mva-meldingen og årsoppgjøret.

Vekst og ansatte: Har du varelager, ansatte eller høy aktivitet? Da bør du ha regnskapsfører. Reglene for lønn og personal er kompliserte, og feil her blir fort dyrt.

Slik får du mest verdi for pengene

Gjør det enkle selv: Ta bilde av kvitteringer når du handler, send fakturaer fortløpende, og før timer etter hvert som du jobber. Jo mer oppdatert regnskapet ditt er, jo mindre tid bruker regnskapsføreren på å rydde opp – og jo lavere blir fakturaen.

La regnskapsføreren ta seg av det som krever kompetanse: kontroll av mva-meldingen, årsoppgjør, skattemelding og økonomisk rådgivning. En god regnskapsfører ser også ting du ikke ser selv, som fradrag du går glipp av, eller utgifter som vokser raskere enn de burde.

Verktøykassa

Her er snarveier til noen tjenester du kan ha bruk for de første månedene:

Altinn – Her leverer du skjemaer og finner post fra det offentlige.
Gå til Altinn →

Brønnøysundregistrene – Trenger du firmaattest, eller skal du sjekke om et firmanavn er ledig?
Gå til Brønnøysundregistrene →

Skatteetaten – For forskuddsskatt, mva-registrering og skattekort.
Gå til Skatteetaten →

Fristoversikt – Alle de viktigste fristene samlet på samme sted.
Gå til fristoversikten →

Gratis kurs – Kom i gang med Tripletex, eller lær deg årsoppgjør, lønn og prosjektstyring.
Gå til kurs og webinarer →

Lykke til med selskapet! Husk at du ikke trenger å kunne alt fra dag én. Ha gode rutiner, så lærer du resten underveis.