Automatisere purring og inkasso? Her er 10 gode grunner

Eier du en liten bedrift, jobber i en større bedrift eller er regnskapsfører? Da vil du før eller siden oppleve at enkelte fakturaer ikke betales til forfall. Ofte skyldes dette at bedriften eller vedkommende som har mottatt fakturaen, har glemt å betale i tide. Noen ganger er bakgrunnen for uteblitt penger mer kompleks – som igjen gjør inndrivelsen av beløpet mer utfordrende. Hvordan håndterer din bedrift purring og inkasso i dag?

Hvis svaret er at dette gjøres manuelt på et eller annet vis, bør du lese videre. Det finnes nemlig en mye enklere, og ikke minst mer profesjonell måte å håndtere purring og inkasso på. Den er i tillegg automatisert – og finnes i ditt eget økonomisystem. Smart og enkelt med andre ord!

Her er ti gode grunner til hvorfor du bør automatisere purring og inkasso

1. Det er kostnadsfritt og enkelt

Bruker du et skybasert økonomisystem som Tripletex, så er du allerede langt på vei. Inne i systemet kan du nemlig velge hvilken inkassoløsning du ønsker å ta i bruk. Velger du en automatisert tjeneste som Visma AutoCollect, er det både enkelt og kostnadsfritt å aktivere tjenesten. Du behøver ingen forkunnskaper for å bruke den, og så snart du har godkjent avtalen, er du klar til å sende din første faktura til purring!

2. Du sparer tid og penger

Å spare tid og penger er noe de fleste av oss ønsker. Så når du har valgt å jobbe i skyen med regnskapet ditt, har du mest sannsynlig sett fordelene det gir deg og bedriften din. Hvorfor ikke spare tid og penger på betalingsoppfølgingen også?

Ved å automatisere purring og inkasso, er det mye du slipper å gjøre selv. Hvordan holder du eksempelvis oversikt over hvem du skal purre, og når du skal purre i dag? Eller er dette kanskje en jobb du kvier deg for, og utsetter litt for lenge?

På dette spørsmålet er nok svarene mange. Noen har sikkert god oversikt og gode rutiner for betalingsoppfølging i bedriften. Andre har kanskje ingen rutiner for når de skal sende en purring til kundene sine.

Med automatisert innfordring er den gode oversikten kanskje en av de viktigste fordelene med selve tjenesten. Bruker du Visma AutoCollect i Tripletex, får du automatisk opp forslag på hvilke fakturaer det er på tide å sende til purring. Og, med få klikk velger du selv hvilke av fakturaene som skal følges opp, eller du kan huke av for at alle forslagene skal purres. Med andre ord – automatikken holder orden og utfører fakturaoppfølgingen for deg.

Les også: Å automatisere purring og inkasso var et enkelt valg for Søppelsekk AS

3. Du får hjelp når du trenger det – uten at det koster deg noe

Selv om du forenkler jobben med ved å automatisere purring og inkasso, så kan det dukke opp spørsmål underveis. Da er det godt å vite at hjelpen ikke er langt unna, og at den ikke koster deg noe.

Bruker du eksempelvis purre- og inkassotjenesten Visma AutoCollect, får du tilgang på en egen kreditor-portal, Kreditorweb. Her kan du ta ut rapporter og dokumentasjon, kommunisere direkte med saksbehandlerne og få hjelp med de spørsmålene du måtte ha. Har du spørsmål om selve tjenesten kan du kontakte kundesenteret kostnadsfritt.

På Visma Autocollect sine sider finner du til enhver tid oppdaterte brukermanualer og supportartikler, som tar for seg relevante spørsmål og svar knyttet til det å automatisere betalingsoppfølging i de ulike økonomisystemene.

4. Du har full kontroll – og velger selv hvilke fakturaer som skal følges opp

Høres det litt skummelt ut å skulle overlate den delen av forretningen som kanskje føles mest ubehagelig, til en automatisert tjeneste? Da skal du vite følgende: Du vil fortsatt ha full kontroll. Det er du som bestemmer hvilke fakturaer som skal purres. Og hvilke prosesser som skal stoppes eller utsettes.

Du velger selv hvor mye du ønsker å automatisere i tjenesten, og du kan selv gradvis øke automatikken etter hva du er komfortable med. Enkelt og greit!

5. Du slipper å sette deg inn i lover og regler som gjelder for purring og inkasso

Det er enkelte ting du må sette deg inn i hvis du skal sende purring og inkassovarsel til kundene dine. Visste du eksempelvis at for å kunne ta et purregebyr, må du vente i minst 14 dager etter opprinnelig forfall med å purre eller sende inkassovarsel? Eller at det er regler for hvor mange purregebyr du kan avkreve?

Det er selvsagt fullt mulig å sette seg inn i de lover og regler som gjelder, hvis man har tid og lyst. Er du derimot en av de som utsetter å sende en purring, eller kanskje til og med dropper å følge opp ubetalte fakturaer? Da bør du definitivt vurdere å automatisere innfordringen i økonomisystemet ditt. Tjenesten hjelper deg med å huske på dette, så du kan konsentrere deg om det du liker bedre.

Automatisere purring og inkasso i Tripletex? Slik går du frem

6. Du kan være trygg på at kundene dine følges opp av profesjonelle kundebehandlere

Er du redd for å miste det gode kundeforholdet hvis du bruker en tredjepart – som attpåtil er automatisert? Selv om du opplever at enkelte kunder ikke betaler, så betyr det ikke at kundeforholdet opphører.

Når du automatiserer purring og inkasso direkte fra økonomisystemet ditt, går betalingsoppfølgingen gjennom en fastsatt prosess. I enkelte steg finner du også erfarne og profesjonelle kundebehandlere, som jobber med den menneskelige håndteringen. Målet er å ivareta de gode kunderelasjonene du som kreditor har – og samtidig sørge for at pengene dine kommer inn så raskt som mulig.

Mange av bedriftene som bruker en profesjonelt aktør, erfarer at det på mange måter har en oppdragende effekt på egne kunder. Når tjenesten i tillegg er automatisert, så opplever også deres kunder en profesjonell og forutsigbar prosess. Noe som for de aller fleste er mye enklere å forholde seg til.

7. Du kan enkelt følge status på kravene dine til enhver tid

Når du har sendt en faktura til purring med en automatisert tjeneste, er det veldig enkelt å følge status underveis! Inne i tjenesten kan du til enhver tid se hva som har skjedd med kravet ditt, og hva som er neste skritt. Full kontroll og full oversikt med andre ord!

8. Enkel selvbetjening – for både deg og kundene dine

Hvem liker ikke å kunne finne frem og hjelpe seg selv, uten å måtte lete etter svar eller ringe et kundesenter?

Automatiserer du purring og inkasso med tjenesten Visma AutoCollect, har både du – og kundene dine – tilgang på egne portaler. Har du behov for å finne mer informasjon eller historikk på er krav, eller kanskje ta ut en rapport eller to? I kundeportalen finner du det du trenger.

Når det gjelder dine kunder igjen, så kan de enkelt få full oversikt over det de skylder på portalen MinSide. Portalen er splitter ny, og alt er lagt til rette for at kunden skal få full oversikt, og innsikt – slik at din sak løses på et så tidlig tidspunkt som mulig. I tillegg til å finne informasjon og svar på de spørsmålene som måtte dukke opp, kan kunden din både chatte med kundebehandlere, se eller be om fakturakopi, oppdatere kontaktinformasjon sin – og betale.

9. Å automatisere purring og inkasso bidrar til redusert kredittid – som er bra for likviditeten din!

Bestemmer du deg for å automatisere purring og inkasso, vil du merke at det vil bidra til å redusere kredittiden du gir kundene betraktelig. Hvis du ikke har faste rutiner for det i dag, eller bruker å vente en god stund før du sender en purring, kan dette påvirke likviditeten din negativt.

Velger du derimot å å sende en purring automatisk etter at forfallsdatoen er passert, er mye allerede gjort. Visste du at de aller fleste betaler allerede etter første purring? Automatiser purring og inkasso i dag – og du vil oppleve resultater raskt!

10. Utnytt perioden som kommer med skattepenger og feriepenger

Vil du øke sjansen din for å få inn utestående beløp som kundene dine ikke har betalt? Nå er det tid for skattepenger og feriepenger. Benytt muligheten og send fakturaene til purring. Og tar du automatikken til hjelp, så er det gjort med få tastetrykk. Øk sjansen for å få inn pengene dine.

Dette innlegget er skrevet i samarbeid med Visma AutoCollect.