Bytte økonomisystem? Dette må du tenke på

25.09.2018

Økonomisystemet er selve kjernen i en bedrifts daglige drift, så det er viktig at bytteprosessen går smidig og er så rask som mulig. Her følger noen gode tips til hva du må tenke på når du skal bytte system.

Forsikre deg om at systemet er enkelt å bytte til

Mange systemleverandører har en kompleks bytteprosess, og noen krever også at du bruker deres systemkonsulenter i migrasjonsprosessen. Før du velger system bør du derfor forhøre deg om hvordan migrasjonsprosessen foregår, hvor lang tid den tar og eventuelle kostander relatert til den.

Tripletex er et enkelt system å bytte til, og i motsetning til mange andre systemer kreves det ikke investering i konsulenttimer for å komme seg i gang. De aller fleste nye kundene våre bytter regnskapssystem selv med gratis hjelp fra vårt importteam som importerer kunder, leverandører og produkter for deg.

Bytt regnskapssystem midt i regnskapsåret

Vi får ofte henvendelser fra kunder som tror de må vente til nyåret før de kan bytte økonomisystem. Dette stemmer ikke.

Selv om vi i utgangspunktet anbefaler å starte med nytt system med åpningsbalanse datert 1.1., er det ikke noe i veien for at man kan bytte system midt i året. Det som likevel kan være lurt er å styre inn byttingen til mellom to MVA-terminer, men dette er heller ikke noe krav.

Benytt muligheten til å rydde opp i gammelt rot

På samme måte som flytting er en utmerket mulighet til å tømme skap og boder for unyttige ting, er bytting av økonomisystem en god mulighet til å rydde opp i systemet. Fjern gammel data og duplikater, sett opp en struktur som er tilpasset måten din bedrift jobber på, og bli enda mer effektiv når du kommer i gang med det nye systemet. Vi anbefaler å gå nøye gjennom følgende:

  • Kunder
  • Leverandører
  • Kontoplan – slå sammen eller del opp kontoer basert på behov. Vi anbefaler også alle å bruke Norsk Standard
  • Varer og varegrupper
  • Ansatte og avdelinger

Vi anbefaler også å bruke prosjektmodulen i Tripletex til å strukturere opp kostnader og eiendeler dersom du har behov for dette.

Sett deg inn i hvordan importfunksjonen fungerer

Når du skal bytte økonomisystem må du først eksportere data fra ditt nåværende system, for å deretter laste opp CSV/Excel-filer inn i det nye systemet. På denne måten får du enkelt selv importert store mengder data i samme operasjon. Før du begynner med dette bør du derfor sette deg godt inn i hvordan importfunksjonen fungerer.

Du kan importere følgende data til Tripletex:

  • Åpningsbalanse
  • Historisk balanse
  • Kunder/leverandører
  • Produkter
  • Ordre
  • Fakturaer
  • Bilag

Her kan du lese mer detaljert om hvordan du gjennomfører en import til Tripletex for hvert av punktene over.

Begynn med å sette opp riktig åpningsbalanse

Mange lurer på hvordan man setter opp riktig åpningsbalanse, og vi illustrerer dette ved hjelp av et eksempel.

Si at du ønsker å starte med Tripletex eksempelvis fra 1.juli. Du starter da med å rydde i eventuelle reskontroer før opprettelse av åpningsbalansen. Dersom du f.eks begynte med fakturering i Tripletex i april, men nå ønsker å gjøre all regnskapsføringen i Tripletex f.o.m. 1. juli, er det lurt å sjekke at de åpne postene på kundereskontro er korrekte per 30.06 i Tripletex. Årsaken er at alle åpne poster automatisk vil komme med i den nye åpningsbalansen.

For å opprette en åpningsbalanse går du til Regnskap/Åpningsbalanse og setter dato til 1. juli. Deretter registrer du inn balanse og resultatposter fra utgående saldo 30.06 fra tidligere regnskapssystem. Her kan du velge å legge inn dette manuelt, eller du kan benytte deg av importfuksjonen for åpningsbalanse, se beskrivelse i denne artikkelen.

Etter å ha opprettet åpningsbalanse kan du legge inn utgående saldo i perioden januar til mai i et registreringsbilde som heter “historisk balanse”. Du trenger ikke legge inn juni-tallene, da disse tallene er de samme som er lagt inn i åpningsbalanse 1.juli. Dette kan du lese mer om her.

Ønsker du å starte med lønnsmodulen midt i året kan det også være nyttig å vite om funksjonen “Historisk lønnsbilag”. Ler mer om den her.

Usikker?

Hvis du fortsatt er usikker på noe rundt bytte av system, kan du ringe oss på telefon 22 83 60 00.

Prøv Tripletex gratis og se hvor enkelt det er.